Laporan Audit Manajemen

LAPORAN AUDIT MANAJEMEN PADA PT KERTAS LECES Tbk. PROBOLINGGO

SYNDICATE ASSIGMENT

Disusun untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Audit Manajeman
yang Dibina Oleh Ibu Ika Putri Larasati

Disusun Oleh

1.         Bagus Teja Wirasukma

2.         Kardian Nasir Dwi Prasetyo

3.         Prima Alfasinda

4.         Syahrul Mubarok

5.         Yusnianto

UNIVERSTITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI PRODI S1-AKUNTANSI

2013

ABSTRAK

PT. Kertas Leces (Persero) adalah perusahaan berbentuk Badan Usaha Milik Negara yang berkedudukan di Leces, Probolinggo dan bergerak di bidang produksi kertas. PT. Kertas Leces adalah pabrik kertas tertua nomor dua di Indonesia, setelah pabrik kertas Padalarang, yang mana didirikan pada masa penjajahan Belanda, tepatnya tahun 1939 dan mulai beroperasi tahun 1940 dengan kapasitas produksi sebesar 10 ton/hari, menghasilkan kertas print yang memproses bahan baku jerami dan dilakukan proses pensodaan.

Masalah dari PT Kertas Leces Indonesia adalah dalam hal kualitas produk yang masih belum maksimal yang mengakibatkan PT Kertas Leces masih kurang dapat bersaing di pasar. Hal ini dikarenakan fungsi produksi yang masih dalam proses pengembangan dan berusaha melakukan inovasi untuk dapat memproduksi produk yg dapat bersaing dengan kompetitornya di pasar.

Bukti –bukti dari analisis yang kami lakukan pada PT Kertas Leces yang kami dapatkan berupa dokumen-dokumen seperti dokumen perencanaan produksi dan data hasil produksi, dokumen pembelian, dan dokumen standar proses produksi, serta terdapat hasil wawancara kami bersama manajer produksi di PT Kertas Leces, dan hasil observasi kami di PT Kertas Leces.

            Berdasar bukti – bukti tersebut kami menemukan temuan –temuan dari audit kami. Pada PT. Kertas Leces terdapat kesalahan pada fungsi Produksi dan fungsi penjualan. Pada fungsi produksi adanya bahan baku yang masuk berupa pulp maupun dari kertas bekas yang akan di recycle belum dapat dimaksimalkan sehingga keuntungan dan biaya yang dikeluarkan besar, disamping itu penggunaan bahan bakar yang terbatas membuat PT. Kertas Leces harus berpikir untuk mendapatkan alternative bahan bakar, karena bila hanya menggunakan bahan bakar yang tersedia, hasil produksi yang dilakukan belumlah maksimal, seperti bleaching pada kertas, dll. Kemudian disisi penjualan yang kurang mendukung dalam memasarkan produk PT. Kertas Leces secara maksimal membuat PT Kertas Leces kurang cepat dalam mendapatkan bagian di pasar.

Berdasarkan hasil temuan dan masalah yang terjadi pada PT Kertas Leces, maka rekomendasi untuk mengatasi masalah ini antara lain:

1.         Melakukan Respons cepat untuk penanganan masalah.

2.         Recall mobil yang telah beredar dipasaran untuk dilakukan perbaikan.

3.         Pemberian service gratis untuk perbaikan mobil.

4.         Memperbaiki kinerja fungsi manufaktur dan fungsi pembelian

BAB I

DESKRIPSI PERUSAHAAN

1.1  Sumber Dana

PT. Kertas Leces (Persero) adalah perusahaan berbentuk Badan Usaha Milik Negara yang berkedudukan di Leces, Probolinggo dan bergerak di bidang produksi kertas. PT. Kertas Leces adalah pabrik kertas tertua nomor dua di Indonesia, setelah pabrik kertas Padalarang, yang mana didirikan pada masa penjajahan Belanda, tepatnya tahun 1939 dan mulai beroperasi tahun 1940 dengan kapasitas produksi sebesar 10 ton/hari, menghasilkan kertas print yang memproses bahan baku jerami dan dilakukan proses pensodaan.

Setelah manajemen ditangani oleh pemerintah Indonesia, PT. Kertas Leces mengalami perkembangan pembangunan fisik melalui empat tahapan yang dimulai pada tahun 1960 dan berakhir tahun 1986, yang menghasilkan pabrik kertas dan pulp terintegrasi.

Kepemilikan saham 100% dimiliki oleh pemerintah, dan bentuk dari usaha ini adalah BUMN. Sehingga semua sumber dananya juga berasal dari pemerintah.

Terhitung sejak Mei 2010, PT. Kertas Leces berhenti beroperasi. Alasan dari pemberhentian operasi ini adalah karena Perusahaan Gas Negara (PGN) menghentikan pasokan gasnya, lantaran PT. Kertas Leces sudah menunggak utang sebesar Rp. 41 miliar dan pada  4 Juni 2012, PT. Kertas Leces mulai beroperasi kembali. Hal ini disampaikan sendiri oleh Direktur Utama PT. Kertas Leces, Budi Kusmarwoto. Dengan bahan yang masih tersisa di pabrik, PTKL akan memproduksi kertas jenis Medium Liner, Kertas HVS untuk buku tulis, dan Kertas Tissue, MG Paper, dengan proyeksi jumlah produksi ± 5.000 Ton/bulan.

Dengan alasan ini melalui menteri BUMN Dahlan Iskan berencana akan memeberikan kucuran dana Rp50 miliar yang bersumber dari PT Perusahaan Pengelola Aset (PPA) untuk mencegah kebangkrutan PT Kertas Leces. Pemasukan dana lainnya juga bersumber dari hasil penjualan aset dicibitung bekasi berupa penjualan aset gudang dan tanah PT Leces senilai Rp 16 miliar. Uang itu juga jadi modal awal produksi PT Leces yang dijadwalkan beroperasi lagi akhir Mei 2012. 

1.2   Kondisi Industri

Bisa dikatakan bahwa PT Kertas Leces adalah perusahaan yang sedang terlahir kembali. Karena terhitung semenjak mei 2010 perusahaan ini berhenti beroprasi, dan pada 4 Juni 2012, PT Kertas leces mulai beroprasi kembali. Pada awal operasinya PTKL hanya mengoperasikan tiga mesin yaitu mesin 1, 3, 4 dengan memproduksi kertas Medium Liner, Kertas HVS untuk buku tulis, dan kertas tissue, MG Paper, dengan proyeksi jumlah produksi ±5.000 ton/bln. Sementara 2 Mesin Kertas yang lain yaitu Mesin Kertas 2 dan 5 akan menyusul berikutnya sambil menunggu bahan baku datang yang rencananya akan memproduksi Security Paper (kertas berpengaman).

Akan tetapi, selama empat bulan beroprasi dengan dioperasikannya tiga mesin utama, PTKL masih mengalami kerugian dikarenakan jumlah produksi yang hanya sebesar 20%. Maka dari itu, untuk menghindari kerugian tersebut, rencananya PTKL akan mengoperasikan dua mesin lagi untuk mencapai tingkat produksi 100%, karena untuk mencapai titik impasa saja PTKL harus berproduksi sebesar 60%.   

1.3   Produk dan Jasa

§  Kertas Industri

Brief Card Paper 120,150,160,180 gsm (trim width 2360 mm)

Corrugating Medium 120,125 gsm (trim width 2400 mm)

§  Kertas Tisu

Facial Tissue 13,13.5 gsm (trim width 2200 mm)

Toilet Tissue 15,16.5,18,21 gsm (trim width 2200 mm)

Napkin Tissue 20,22 gsm (trim width 2200 mm)

MG Tissue 14,17,18,19 gsm (trim width 2200 mm)

Towel Tissue 25,24 gsm (trim width 2200 mm)

§  Kertas Koran

Newsprint 45,48.8 gsm (trim width 6350 mm)

§  Kertas Tulis Cetak

Woodfree Writing 50,55,58,60 gsm (trim width 6350 mm)

Woodfree Offset & Printing 70,80,100 gsm (trim width 5350 mm)

Copy Paper 70, 80 gsm (trim width 5350 mm)

Duplicating 69 gsm (trim width 2360 mm)

Drawing Paper 70,90,100,120 gsm (trim width 2360 mm)

1.4   Pasar

Produk PT Kertas Leces dipasarkan di Dalam Negeri dan ke Luar Negeri dengan berbagai negara tujuan.

a.       Pasar Dalam Negeri

Pasar Dalam Negeri meliputi hampir seluruh Indonesia yang meliputi Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Jakarta, serta di luar Jawa seperti Sumatera, Kalimantan, Maluku dan Irian Jaya.

b.      Pasar Luar Negeri

Kertas Tulis Cetak, Kertas Tissue, Kertas Photo Copy, Kertas Koran, Kertas Industri yang diekspor ke berbagai negara antara lain Singapura, Malaysia, Thailand, Srilanka, India, Pakistan, Jepang, Taiwan, Myanmar, Papua Nugini, Australia, Selandia Baru, Iran, Korea Selatan, Syria, Arab Saudi, Uni Emirat Arab, RRC, Inggris, Belanda dan Afrika Selatan.

1.5   Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT Kertas Leces terdapat di Lampiran 1

BAB II

ANALISIS PEST

Pengaruh lingkungan bisnis perusahaan di bidang Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi terhadap kinerja  fungsi manufaktur PT Kertas Leces diuraikan sebagai berikut: 

2.1 Kondisi Politik

            Faktor politik yang memengaruhi bisnis PT Kertas Leces yaitu,

1.      Adanya UU tentang kehutanan yang dibuat oleh pemerintah mengenai kawasan tentang hutan produksi yang tercantum di UU no 41 tahun 1999 yang menetapkan tentang batasan dan aturan pemakaian hutan produksi, sebagai tempat dimana PT Kertas Leces mendapat bahan baku untuk produksi, akan membuat adanya kebijakan dari perusahaan dalam mengatur bahan baku yang digunakan saat produksi.

2.      Keputusan Pemerintah untuk meningkatkan harga BBM sehubungan dengan kenaikan harga minyak dunia yang berdampak biaya angkut bahan baku yang meningkat dan juga bahan bakar yang digunakan mesin dalam produksi , mengakibatkan PT Kertas Leces mengalami kesulitan dalam produksi .

3.      ….

2.2 Kondisi Ekonomi

            Faktor Ekonomi yang mempengaruhi bisnis PT Kertas Leces Indonesia, yaitu:

1. Bahan baku utama dalam memproduksi kertas yaitu kayu semakin mahal . Hal ini diakibatkan pasokan kayu yang semakin berkurang , karena lahan yang semakin sempit dan meningkatnya permintaan dibidang furniture sehingga akan menaikkan biaya produksi perusahaan, resiko perubahan haga bahan bahan baku, ketika arga mengalami kenaikan maka probabilitas perusahaan akan menurun.
2. …
3. …

2.3 Kondisi Sosial

Faktor Sosial yang mempengaruhi bisnis PT Kertas Leces Indonesia, yaitu:

1.         Keengganan masyarakat untuk menggunakan media kertas sebagai sarana menulis karena berkembangnya teknologi di era sekarang membuat masyarakat lebih memilih menggunakan media elektronik misalnya laptop, tablet, smartphone dan lain sebagainya. hal ini akan menjadi batasan perusahaan dalam merencanakan produksi.

2. Resiko HSE (Health, Safety, And Environment), adalah resiko kesehatan kerja, keselamatan kerja dan pencemaran lingkungan berpengaruh terhadap proses produksi. Maka perusahaan harus memiliki kebijakan umum mengenai resiko tersebut agar kegiatan produksi berjalan secara efektif dan efisien
3. …
4. …

2.4 Kondisi Teknologi

            Faktor teknologi yang mempengaruhi PT kertas leces, yaitu:

1. Perkembangan teknologi kian hari semakin cangih. PT Kertas leces perlu mengikuti perkembangan teknologi agar tidak tertinggal dari pesaing, khususnya dalam hal mesin yang dapat meningkatkan produktifitas perusahaan.
2.  Proses produksi dengan komputer dan sistem penanganan otomatis dapat membantu PT Kertas leces dalam menjaga kualitas, mempercepat proses produksi dan keamanan produk.
3. …..

BAB III

ANALISIS SWOT

            Pengaruh resiko bisnis perusahaan dilihat dari faktor internal adalah kekuatan (strenght) dan kelemahan (weakness), sedangkan dari faktor eksternal adalah kesempatan (opportunity) dan ancaman (threats), diuraikan sebagai berikut:

3.1 Strength (Kekuatan)

Kekuatan pada PT Kertas Leces yaitu :

1.      Adanya sifat kepemimpinan dipihak manajemen yang mampu untuk mengontrol dan mengawasi karyawan apabila melakukan kelalaian dalam kerja.  Rasa percaya diri dan budaya kerja karyawan yang bekerja di PT Kertas Leces mampu untuk menciptakan inovasi baru yang mendukung perkembangan PT. Kertas Leces dan juga adanya diskusi diluar jam kerja (informal) untuk menampung saran dan masukan dari karyawaan mengenai lingkungan perusahaan.

2.       …..

3.2 Weakness (Kelemahan)

Kelemahan PT kertas Leces yaitu :

1. PT Kertas Leces masih mengalami masalah seperti halnya kekurangan dana dan terbatasnya bahan baku. hal ini karena PT Kertas Leces hanya mengandalkan sokongan dana dari pemerintah karena dalam bentuk BUMN.  
2. Adanya jenjang karir dalam perusahaan yang tidak pasti. Selain itu juga adanya sistem outsourcing oleh PT Kertas Leces dan juga memperkerjakan pegawai tidak tetap lebih banyak dari pada pegawai tetap yang menyebabkan tingkat perputaran pekerja semakin tinggi sehingga berdampak pada ketidakselarasan tujuan antara tujuan perusahaan dengan pegawai.

3.         ….

3.3 Oportunity (Kesempatan)

Kesempatan yang dimiliki oleh PT Kertas Leces yaitu :

1. Bertambahnya keinginan masyarakat untuk meningkatklan taraf  hidup melalui pendidikan yang lebih tinggi, dimana dalam proses tersebut di perlukan sarana dan prasarana penunjang kegiatan seperti halnya buku paket, buku tulis yang berbahan kertas. Hal ini menyebabkan kebutuhan akan kertas yang semakin meningkat.
2. …

3.4 Threats (Ancaman)

            Ancaman Pada PT Kertas Leces yaitu :

1. Produk yang dihasilkan memiliki kesamaan dengan produk yang dihasilkan oleh pesaingnya, ….
2. Kuliatas produksi yang dihasilkan produk pesaing lebih beik dibandingkan dengan produk sendiri seperti pada produk ….

BAB IV

PROGRAM AUDIT

Dalam melakukan audit pada PT Kertas Leces kami menyusun program audit sebagai berikut:

1.      Meminta  rancangan perencanaan produksi pada fungsi produksi bagian perencanaan dan pengembangan produk. Hal ini kami lakukan untuk mengetahui penggunaan bahan-bahan, efesiensi waktu, dan jumlah biaya yang akan digunakan untuk proses produksi.

2.      Melakukan analisis terhadap rancangan perencanaan produksi. Analisis yang kami lakukan ini bertujuan untuk mengetahui spesifikasi jenis-jenis bahan yang digunakan dalam proses produksi.

3.      Meminta dokumen pembelian bahan baku pada fungi pembelian. Dalam hal ini tujuan kami adalah untuk mengetahui kualitas dan kuantitas bahan baku yang akan di produksi.

4.      Wawancara dengan supervisior dengan kepala bagian pembelian. Hal ini kami lakukan dengan untuk memastikan apakah ada pengawasan selama proses pembelian, disamping itu kami juga ingin mengetahui pengendalian manajemen dalam proses pembelian.

5.      Memeriksa kelayakan mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi. Analisis ini kami lakukan untuk mengetahui apakah mesin dan peralatan yang digunakan perusahaan masih dapat berfungsi secara maksimal. Selain itu untuk megetahui apakah mesin dan peralatan tersebut sebaiknya tetap dioperasikan atau tidak.

6.      Memeriksa panduan pengoperasian mesin yang digunakan untuk proses produksi. Hal ini kami lakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mengoperasikan mesin sesuai dengan panduan yang telah ditetapkan sebelumnya di SOP (Standar Operasional Perusahaan).

7.      ……

BAB V

TAHAP-TAHAP AUDIT MANAJEMEN

Kami melakukan survey pendahuluan untuk memperoleh gambaran awal dan informasi umum untuk memahami aktivitas operasi PT Kertas Leces Indonesia, diuraikan sebagai berikut.

 5.1.  Survey Pendahuluan

Kami melakukan survey pendahuluan terhadap PT Kertas Leces Indonesia dengan mempelajari informasi umum perusahaan yang kami dapatkan dari laporan PT Kertas Leces Indonesia. Berdasarkan hasil survey, kami mengetahui bahwa PT Kertas Leces merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi kertas, dari mulai kertas industri sampai kertas tissue. Di Indonesia, standar bahan dalam pembuatan kertas …………….

Kami juga melakukan studi kelayakan produk pada PT Kertas Leces Indonesia. Dalam studi ini, kami menemukan tiga masalah yang ada di PT Kertas Leces, yang pertama adalah masalah tentang kualitas produk. PT Kertas Leces memproduksi output yang kualitasnya jauh di bawah standar pasar, sehingga membuat produk-produk kertas PT Kertas Leces kalah bersaing dengan produk para competitor. Masalah yang kedua yaitu minimnya inovasi produk yang dihasilkan, hal ini membuat produk-produk PT Kertas Leces tidak mampu memenuhi keinginan konsumen. Masalah yang terakhir yaitu optimalisasi bahan baku

            5.1.1 Tujuan Audit

Berdasarkan  masalah di atas, kami menetapkan tujuan audit yaitu melakukan pemeriksaan terhadap fungsi produksi PT. Kertas Leces. Pemeriksaan yang kami lakukan meliputi pemeriksaan pada perencanaan produksi dan pelaksanaan proses produksi pada produk kertas untuk menemukan sumber dari masalah yang dihadapi PT. Kertas Leces berkaitan dengan kualitas, desain, dan pengoptimalan penggunaan bahan baku.

            5.1.2. Ruang Lingkup Audit

Kami melaksanakan audit pada fungsi produksi di PT Kertas Leces dengan lingkup terbatas pada:

1.      Perencanaan produksi produk Kertas Leces.

2.      Penetapan standar bahan-bahan berkaitan dengan produksi Kertas Leces.

3.      Peninjauan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan produk Kertas Leces.

4.      ….

            5.1.3. Kriteria

1.      Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi harus lulus uji kelayakan sebelum diproduksi.

2.      Proses pembuatan pulp pada umumnya menggunakan proses kimia, yaitu proses soda, sulfat (kraft), sulfit, dan organosolv. Dinding kayu dari kayu-kayu lunak yang lebih banyak digunakan dalam produksi pulp memiliki 40-45 % berat selulosa, 15-25% berat sem helulosa dan 26-30% berat lignin.

3.      …..

5.2.  Perencanaan

            Kami melakukan perencanaan sebagai acuan dalam pelaksanaan program audit. adapun perencanaan yang kami lakukan, diuraikan sebagai berikut :

5.2.1. Jadwal Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan audit PT Kertas Leces Indonesia membutuhkan waktu 2 bulan mulai tanggal 1 Maret hingga 30 April 2013 dengan rincian sebagai berikut:

1.      Rapat awal dilaksanakan pada tanggal 1 Maret 2013

2.      Pembentukan tim auditor yaitu tanggal 2 Maret 2013 dan menjelaskan tugas masing-masing anggota tim.

3.      Survey pendahuluan untuk memperoleh gambaran awal dan informasi umum untuk memahami aktivitas operasi PT Kertas Leces Indonesia kami laksanakan pada tanggal 3 Maret 2013 sampai 6 Maret 2013.

4.      Observasi lapangan kami lakukan pada tanggal 7 Maret sampai dengan 19 Maret 2013. Dalam observasi lapangan ini kami mengamati kegiatan produksi mulai dari perencanaan awal produksi, pelaksanaan proses produksi, hingga uji kelayakan produk sebelum beredar di pasar.

5.      Pengumpulan dokumen terkait proses produksi kami laksanakan pada 20 Maret sampai dengan 29 Maret 2013. Dokumen–dokumen yang kami kumpulkan meliputi, dokumen perencanaan produksi, dokumen pembelian bahan baku, dokumen hasil produksi, dan dokumen hasil uji kelayaan produk.

6.      …..

            5.2.2. Pengorganisasian Kegiatan Audit

Kami auditor dari KAP “Yusnianto, dan rekan” memerlukan 5 orang dalam mengaudit fungsi pemasaran pada PT. Kertas Leces, dengan susunan tugas sebagai berikut:

1.      Yusnianto, S.E., M.Si., A.k., sebagai supervisor yang bertugas mengawasi proses audit yang dilakukan oleh auditor senior dan junior.

2.      Syahrul Mubarok, S.E.,M.M., A.k., dan Bagus Teja Wirasukma, S.E., A.k. sebagai auditor senior yang mengorganisasikan auditor junior.

3.      Kardian N.D.P, S.E., A.k., dan Prima Alfasinda, S.E., A.k., sebagai auditor junior yang bertugas mengumpulkan bukti dan melakukan observasi.

5.2.3. Instrumen

Instrumen audit yang akan kami gunakan adalah :

• Dokumentasi :

Dokumen-dokumen yang akan kami kumpulkan adalah, dokumen perencanaan produksi dan data hasil produksi, dokumen pembelian, dan dokumen standar proses produksi.

• Wawancara :

Kami akan melakukan wawancara dengan manajer dan supervisor divisi produksi.

• Observasi :

Kami akan melakukan observasi secara langsung terhadap proses produksi di perusahaann.

5.2.4. Program Audit

Kami juga melakukan program audit yang dapat dilihat pada lampiran no 2 dan 3 serta penjelasanannya secara detail dapat dilihat pada bab 4.

5.3. Pengumpulan Bukti

Dalam melakukan audit fungsi produksi PT Kertas Leces, kami mengumpulkan bukti-bukti berupa:

1.      Dokumen perencanaan produksi dan data hasil produksi. Dengan cara mempelajari dokumen yang dibuat sebelum proses produksi dilakukan dan data hasil produksi untuk mengetahui komposisi bahan baku yang digunakan guna mendapatkan kualitas unggulan serta mencocokkan data tersebut dengan data hasil produksi. Setelah dicocokan dengan data hasil produksi, kami menemukan bahwa komposisi bahan baku yang direncanakan tidak sesuai dengan rencana produksi. Hal ini berdampak pada kualitas produk yang dihasilakan pada kertas cetak dan tissue tidak sesuai dengan standar pasar.

2.       Dokumen pembelian. Dalam hal ini tujuan kami adalah untuk mengetahui kualitas dan kuantitas bahan baku yang akan di produksi.

3.      Standart proses produksi yang tercantum dalam SOP (berisi tentang prosses, komposisi, dan penetapan standar kualitas). Dengan memahami standar yang telah ditetapkan, serta mencocokannya dengan data hasil produksi, kami menemukan bahwa kualitas output tidak sesuai dengan kriteria awal perencanaan produksi

4. ……

5.4. Analisis dan Penyelidikan Deviasi.

Setelah mempelajari kriteria dan  mengumpulkan bukti-bukti sebagai bahan audit fungsi produksi, kami membuat analisis dan penyelidikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi untuk masing-masing kriteria pada fungsi produksi PT Kertas Leces Indonesia adalah sebagai berikut:

5.4.1.      Kriteria                  : Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi harus

  lulus uji kelayakan sebelum diproduksi.

Kondisi                 : Banyak output yang rusak

Sebab                    : Bahan baku yang diterima dari supplier tidak sesuai dengan

  standar kualitas bahan baku perusahaan

Akibat                   : Kualitas output produk kertas leces mengalami penurunan

Rekomendasi        : Fungsi produksi sebaiknya menerapkan uji kelayakan,

alasan yang mendasar dilakukannya uji kelayakan ini adalah karena kualitas bahan baku dari supplier yang rendah. Perusahaan mungkin sudah dalam memilih supplier yang tepat

5.4.2.      ……..

*) tanda …. Silahkan ditambahkan sendiri sesuai dengan pemikiran dan pendapat anda